Diese Rechtsverordnung gilt für alle Dienststellen der EKHN, ihrer Kirchengemeinden, Dekanate und kirchlichen Verbände sowie für haupt- und ehrenamtlich tätige Personen.

(1) Zur Erarbeitung von Standards für den Einsatz von IT in der EKHN und der Beratung der Kirchenverwaltung bei deren Umsetzung wird eine Arbeitsgruppe EDV (AG-EDV) eingerichtet.

(2) ₁Die Arbeitsgruppe setzt sich zusammen aus Vertreterinnen und Vertretern des Rechnungsprüfungsamtes, der Kirchengemeinden, Dekanate und Regionalverwaltungen, der Kirchenverwaltung sowie zwei Mitgliedern der Gesamtmitarbeitervertretung. ₂Weitere Personen können zur Beratung hinzugezogen werden.

(3) Die Mitglieder der Arbeitsgruppe EDV werden von der Kirchenverwaltung berufen, mit Ausnahme der Mitglieder der Gesamtmitarbeitervertretung, die von dieser entsendet werden.

(1) Die Dienststellen, die finanzielle und organisatorische Maßnahmen auf dem Gebiet der elektronischen Datenverarbeitung planen, haben eine fachkundige Beratung hinsichtlich der Notwendigkeit, der Art und des Umfangs der Maßnahmen einzuholen, wenn diese von festgelegten Standards abweichen. Die Beratung hat vor der Beschlussfassung der zuständigen Gremien zu erfolgen.

(2) Die Beratung erfolgt durch die Kirchenverwaltung, die EDV-Koordinatorinnen und die EDV-Koordinatoren der Regionalverwaltungen oder – nach Abstimmung mit diesen – durch qualifizierte Dritte.

(3) Die zuständige Mitarbeitervertretung ist bereits in der Planungsphase zu beteiligen.

₁Bei der Planung von Maßnahmen auf dem Gebiet der elektronischen Datenverarbeitung sind hiervon betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig zu beteiligen. ₂Die zuständige Dienststelle hat durch Schulungs-, Einarbeitungs- und Fortbildungsmöglichkeiten den qualifizierten Umgang mit IT-Geräten und anzuwendenden Programmen zu gewährleisten.

(1) ₁Jede Dienststelle erhält eine zentrale E-Mail-Adresse, die von der Kirchenverwaltung vergeben wird. ₂Dienstpost ist an diese Adresse zu senden. ₃Die automatische Weiterleitung an eine externe E-Mail-Adresse ist untersagt.

(2) Dienstpost kann abweichend von Absatz 1 Satz 1 auch an die dienstliche E-Mail-Adresse der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters adressiert werden.

(3) ₁Rechtserhebliche Erklärungen, die der Schriftform bedürfen, können nicht durch die elektronische Form (E-Mail) ersetzt werden. ₂Gehen rechtserhebliche Erklärungen, die besonderen Formvorschriften unterliegen, per E-Mail ein, ist der Adressat verpflichtet, den Absender unverzüglich auf den Formmangel und die Folgen hinzuweisen.

(4) Bis zur Einführung der digitalen Signatur in der EKHN dürfen nur solche Dokumente per E-Mail versandt werden, die keiner besonderen Formvorschrift oder Zugangsvoraussetzung unterliegen.

(5) Die Übermittlung sensibler Daten an Adressen außerhalb des Intranets mittels E-Mail darf nur unter Einsatz eines Verschlüsselungsverfahrens erfolgen, das von der Kirchenverwaltung als Standard festgelegt wird.

(6) E-Mails müssen den Absender und die absendende Dienststelle eindeutig erkennen lassen.

(7) ₁Die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung gemäß der Schriftgutordnung gelten entsprechend auch für ein- und ausgehende elektronische Dokumente. ₂Werden zu einem Vorgang Papierakten geführt, sind die elektronischen Dokumente – soweit sie als aktenrelevant anzusehen sind – auszudrucken und zu den jeweiligen Akten zu nehmen.

(8) Mit der Anmeldung zum Intranet der EKHN wird die Sicherheitsrichtlinie akzeptiert.

(1) ₁Die bei der Nutzung der E-Mail, Intranet und Internet-Dienste anfallenden personenbezogenen Protokoll- oder Verbindungsdaten dürfen nicht zu Leistungs- und Verhaltenskontrollen verwendet werden. ₂Personenbezogene Daten, die zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs erhoben und gespeichert werden, dürfen nur zu diesem Zweck verwendet werden.

(2) ₁Steuerungs- und Überwachungsfunktionen dürfen ausschließlich zur Verhinderung und Aufdeckung von „Angriffsversuchen“ und „Angriffen“, zur Analyse und Behebung von technischen Fehlern, zur Missbrauchskontrolle bei Anfangsverdacht von gesetzeswidrigen Handlungen und zur Kontrolle der Abrechnung von Dienstanbietern verwendet werden. ₂Bei einem Anfangsverdacht auf Zuwiderhandlung können durch den Dienstvorgesetzten mit Zustimmung der zuständigen Mitarbeitervertretung gemäß § 36 Buchstabe k des Mitarbeitervertretungsgesetzes²# Protokollierungen eingesehen und ausgewertet werden. ₃Die oder der Betroffene ist vorher zu informieren.

₁Diese Rechtsverordnung tritt am Tag nach der Bekanntmachung im Amtsblatt in Kraft.³# ₂Gleichzeitig tritt die IT-Verordnung vom 19. Januar 2006 (ABl. 2006 S. 118) außer Kraft.