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Rechtsverordnung zur Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen (Bauvergabeverordnung – BauVVO)

Vom 15. März 2018

(ABl. 2018 S. 89), geändert am 9. März 2023 (ABl. 2023 S. 38 Nr. 19)

Die Kirchenleitung der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau hat aufgrund von § 30 Satz 2 der Kirchlichen Haushaltsordnung1# die folgende Rechtsverordnung beschlossen:
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Abschnitt 1
Allgemeine Vorschriften

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§ 1
Anwendungsbereich

( 1 ) Diese Rechtsverordnung findet Anwendung auf Ausschreibung, Vergabe und Vertragsregelungen zur Beauftragung und Abwicklung von Bauleistungen und freiberuflicher Dienstleistungen zur Durchführung von Bauvorhaben kirchlicher Körperschaften im Bereich der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau.
( 2 ) Bauleistungen sind Arbeiten jeder Art, durch die eine bauliche Anlage hergestellt, instand gehalten, geändert oder beseitigt wird.
( 3 ) Gegenstand der Vergabe von Aufträgen über freiberufliche Dienstleistungen im Sinne dieser Rechtsverordnung sind Aufgaben, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden und deren Lösung nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann und der Durchführung von Bauvorhaben dienen.
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§ 2
Vergabegrundsätze

( 1 ) 1 Im Interesse einer sparsamen, wirtschaftlichen und nachhaltigen Verwendung der Haushaltsmittel sind Bauleistungen im Regelfall nur nach preislichen Wettbewerbsverfahren zu vergeben. 2 Eine Vergabe darf nur erfolgen, wenn dies der Erfüllung kirchlicher Aufgaben dient und der Bedarf als notwendig anerkannt ist.
( 2 ) Wettbewerbsbeschränkenden und -widrigen Handlungsweisen ist aktiv entgegenzuwirken.
( 3 ) Bei der Vergabe ist der sachgerechte, insbesondere wirtschaftliche Einsatz der den kirchlichen Körperschaften jeweils für Bauzwecke zur Verfügung stehenden Mittel zu gewährleisten.
( 4 ) Die Vergabe darf nur an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Personen oder Unternehmen zu angemessenen Preisen erfolgen.
( 5 ) Bei der Vergabe ist auf ein transparentes Vergabeverfahren, eine fachgerechte und funktionale Ausführung sowie eine umfassende Haftung für Mängelansprüche abzustellen.
( 6 ) 1 Bei Vergaben von Aufträgen über freiberufliche Dienstleistungen sind die Aufträge an den freiberuflich Tätigen zu vergeben, der im Hinblick auf die gestellte Aufgabe die Gewähr für eine sachgerechte und qualitätsvolle Leistungserfüllung bietet. 2 Vor Vergabe sind Referenznachweise anzufordern und diese zu prüfen.
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Abschnitt 2
Vergabe von Bauleistungen

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§ 3
Anwendung der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen

Bei der Vergabe von Bauleistungen an Bauunternehmen ist die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) in ihrer jeweils geltenden Fassung nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen anzuwenden, sofern diese etwaigen Förderbestimmungen Dritter zur Gewährung von Zuschüssen nicht widerspricht.
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§ 4
Anwendung der Vergabearten

( 1 ) 1 Bei Öffentlicher Ausschreibung werden Bauleistungen im vorgeschriebenen Verfahren nach öffentlicher Aufforderung einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben. 2 Bei Beschränkter Ausschreibung werden Bauleistungen im vorgeschriebenen Verfahren nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben, gegebenenfalls nach öffentlicher Aufforderung, Teilnahmeanträge zu stellen (Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb). 3 Bei Freihändiger Vergabe werden Bauleistungen ohne ein förmliches Verfahren vergeben.
( 2 ) Eine Öffentliche, ggf. europaweite Ausschreibung hat zu erfolgen, wenn und soweit Förderbestimmungen Dritter zur Gewährung von Zuschüssen dies fordern.
( 3 ) 1 Eine Beschränkte Ausschreibung ist grundsätzlich anzustreben. 2 Wenn das Volumen des Einzelauftrages mehr als 20.000,00 Euro beträgt, sind in der Regel mindestens drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. 3 Die kirchliche Baubetreuung kann weitere zwei Unternehmen benennen, die im Verfahren einzubeziehen sind. 4 Wenn das Volumen des Einzelauftrages mehr als 100.000,00 Euro beträgt, hat der Beschränkten Ausschreibung ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorauszugehen.
( 4 ) 1 Die Freihändige Vergabe ist zulässig, wenn der Wert des Einzelauftrages 20.000,00 Euro nicht übersteigt und in der Regel drei Angebote geeigneter Unternehmen vorliegen. 2 Darüber hinaus ist eine Freihändige Vergabe ausnahmsweise bei einem Wert des Einzelauftrages bis zu 50.000,00 Euro zulässig, wenn
  1. für die Leistung aus besonderen Gründen nur sehr wenige Unternehmen in Betracht kommen (z. B. Patentschutz, besondere Erfahrung oder besondere Einrichtungen oder Geräte für bestimmte Ausführungsarten),
  2. die Leistung besonders dringlich ist,
  3. die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe (d. h. zu Beginn des Vergabeverfahrens) nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können,
  4. eine Leistung von einer bereits vergebenen Leistung nicht ohne Nachteil getrennt werden kann oder
  5. wenn nach Aufhebung einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung eine erneute Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis verspricht.
3 Unabhängig vom Auftragswert kann für Ersatzbeschaffungen eine Freihändige Vergabe erfolgen, wenn diese wegen Gefahr in Verzug besonders dringlich sind, um hierdurch erheblichen Schaden zu vermeiden.
( 5 ) Die Direktvergabe (Auftrag ohne Gegenangebot) ist bis zu einem Wert des Einzelauftrages von 5.000,00 Euro zulässig.
( 6 ) 1 Die Berechnung des nach den Absätzen 2 bis 5 maßgeblichen Auftragsvolumens ergibt sich aus der gesamten Auftragssumme exklusive Umsatzsteuer. 2 Wird ein Auftrag über mehrere Jahre vergeben, berechnet sich die Auftragssumme über die Addition der Kosten der gesamten Laufzeit.
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§ 5
Unternehmen

( 1 ) 1 Vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe sind die Eignung der Unternehmen sowie deren Bereitschaft zur Erfüllung des Auftrags zu prüfen. 2 Dabei sind die Unternehmen auszuwählen, deren Eignung die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen notwendige Sicherheit bietet; dies bedeutet, dass sie die erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen und über ausreichende personelle, technische und wirtschaftliche Mittel verfügen.
( 2 ) Von den Bewerbern können zum Nachweis ihrer Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) Angaben verlangt werden über:
  1. Freistellungsbescheinigung,
  2. Tariftreue, Zahlung von Mindestentgelten an Beschäftigte,
  3. Prüfung der Eignung von Nachunternehmern, insbesondere in Hinblick auf Tariftreue und Zahlung von Mindestentgelten sowie
  4. andere geeignet erscheinende Nachweise der Leistungsfähigkeit.
( 3 ) Unternehmen können ausgeschlossen werden, die nachweislich eine schwere Verfehlung begangen haben, die ihre Zuverlässigkeit infrage stellt.
( 4 ) Unternehmen sind auszuschließen,
  1. über deren Vermögen das Insolvenzverfahren eröffnet oder dessen Eröffnung beantragt oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wurde,
  2. die sich in Liquidation befinden,
  3. die ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß erfüllt haben,
  4. die im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben haben,
  5. die sich nicht bei der Berufsgenossenschaft angemeldet haben,
  6. die sich erkennbar kirchenfeindlich verhalten,
  7. die Erklärungen nach Absatz 2 nicht abgeben oder aus anderen vergleichbaren Gründen.
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§ 6
Leistungsvertrag, Stundenlohnvertrag

( 1 ) Bauleistungen sollen so vergeben werden, dass die Vergütung nach Leistung bemessen wird (Leistungsvertrag), und zwar in der Regel zu Einheitspreisen für technisch und wirtschaftlich einheitliche Teilleistungen, deren Menge nach Maß, Gewicht oder Stückzahl vom Auftraggeber anzugeben ist (Einheitspreisvertrag), in geeigneten Fällen für eine Pauschalsumme, wenn die Leistung nach Ausführungsart und Umfang genau bestimmt ist und mit einer Änderung bei der Ausführung nicht zu rechnen ist (Pauschalvertrag).
( 2 ) Bauleistungen geringeren Umfangs, die überwiegend Lohnkosten verursachen, dürfen ausnahmsweise im Stundenlohn vergeben werden (Stundenlohnvertrag).
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§ 7
Vergabeunterlagen

( 1 ) Bei der Gestaltung der Vergabe- und Vertragsunterlagen ist auf deren Vollständigkeit und auf eindeutige Formulierungen zu achten.
( 2 ) 1 Auf die Erstellung der Leistungsbeschreibung nach den Vorgaben der VOB Teil A und C ist ein hohes Maß an Sorgfalt zu verwenden. 2 Insbesondere sind die Mengen nach dem tatsächlichen Bedarf zu ermitteln. 3 Alternativ- und Eventualpositionen sind im begründeten Einzelfall zulässig, jedoch auf das notwendige Maß zu beschränken.
( 3 ) Dies gilt auch bei der Einholung von Angeboten im Wege der Freihändigen Vergabe, da nur so eine Vergleichbarkeit der Angebote gewährleistet ist.
( 4 ) 1 Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen ist auf die Vereinbarkeit mit der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B zu achten. 2 Im Übrigen sind jeweils die „Zusätzlichen Vertragsbedingungen“ nach dem Vergabehandbuch des Bundes (VHB) und die „Besonderen Vertragsbedingungen“ zu verwenden.
( 5 ) Für die Erfüllung der Verpflichtungen aus Mängelansprüchen sollen ab einer Brutto-Abrechnungssumme von 25.000,00 Euro in der Regel fünf Prozent des Betrages als Sicherheitsleistung erhoben werden.
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§ 8
Prüfung und Wertung der Angebote

( 1 ) Die Angebote sind entsprechend den Vorgaben der VOB/A zu prüfen und zu werten.
( 2 ) 1 Durch interne Organisation des kirchlichen Auftraggebers soll sichergestellt werden, dass die Erstellung der Ausschreibung einerseits und die Durchführung des Eröffnungstermins andererseits von verschiedenen Personen wahrgenommen werden, die Angebote an den kirchlichen Auftraggeber gerichtet werden und die Submission in Räumlichkeiten des kirchlichen Auftraggebers erfolgt. 2 Die Durchführung des Eröffnungstermins soll durch mindestens zwei Personen erfolgen (Vier-Augen-Prinzip), wobei eine Person davon einem Organ oder einem Ausschuss des kirchlichen Auftraggebers anzugehören bzw. als hauptamtlicher Mitarbeiter für diesen tätig zu sein hat.
( 3 ) Der Zuschlag ist auf das – unter Berücksichtigung aller relevanten Gesichtspunkte – wirtschaftlichste Angebot zu erteilen.
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§ 9
Aufhebung von Vergabeverfahren

( 1 ) 1 Die Vergabeverfahren können ganz oder bei der Vergabe nach Losen auch teilweise aufgehoben werden, wenn
  1. kein Angebot eingegangen ist, das den Bewerbungsbedingungen entspricht,
  2. sich die Grundlagen der Vergabeverfahren wesentlich verändert haben,
  3. sie kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt haben,
  4. andere schwerwiegende Gründe bestehen.
2 Ein schwerwiegender Grund liegt insbesondere dann vor, wenn die Leistung mit einer anderen Leistung so eng verbunden ist, dass ohne Durchführung der anderen Leistung für den Auftraggeber kein Interesse mehr an der Vergabe der Leistung besteht.
( 2 ) Die Bewerber oder Bieter sind von der Aufhebung der Vergabeverfahren unter Bekanntgabe der Gründe unverzüglich zu benachrichtigen.
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§ 10
Dokumentation des Vergabeverfahrens

1 Auf eine Dokumentation des Vergabeverfahrens, insbesondere auf die Anfertigung von Niederschriften über den Eröffnungstermin, Vergabevermerken, einem qualifiziertem Vergabevorschlag sowie auf die vertrauliche Behandlung und sorgfältige Verwahrung der Unterlagen, ist zu achten. 2 Soweit keine kirchlichen Mustervorlagen bestehen, sind die Vordrucke des Vergabehandbuches des Bundes (VHB) anzuwenden.
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Abschnitt 3
Vergabe von Aufträgen über freiberufliche Dienstleistungen
zur Durchführung von Bauvorhaben

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§ 11
Anwendung der Vergabearten

( 1 ) Der Direktauftrag ist bis zu einem Auftragswert von 200.000,00 Euro zulässig.
( 2 ) Ab einem Auftragswert von 200.000,00 Euro hat ein Auswahlverfahren mit mindestens drei bis fünf Bewerbern zu erfolgen.
( 3 ) Ab einem Auftragswert von mehr als 400.000,00 Euro werden Aufträge im Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem öffentlichen Teilnahmewettbewerb gemäß den besonderen Vorschriften für die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen gemäß den §§ 73 bis 80 der Vergabeverordnung (VgV) vergeben, sofern dies die Besonderheit der Aufgabe oder die Vergaberichtlinien eines Zuwendungsgebers verlangen.
( 4 ) 1 Auftragswert ist das geschätzte Honorar einschließlich Nebenkosten und ohne Umsatzsteuer. 2 Dieser wird durch den größtmöglichen Umfang der zu vergebenden Leistung bestimmt. 3 Bei voraussichtlich mehreren Bau- und/oder Finanzierungsabschnitten ist der Gesamtauftragswert zu schätzen.
( 5 ) Bei Rahmenverträgen mit freiberuflichen Dienstleistern für mehrere Liegenschaften ist der voraussichtliche Gesamtauftragswert zu schätzen.
( 6 ) Das kirchliche Genehmigungsverfahren bleibt ungeachtet der Vergabeart unberührt.
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§ 12
Auswahlverfahren

( 1 ) 1 Die Voraussetzungen für Bewerber zur Teilnahme an Auswahlverfahren entsprechen den Anforderungen nach §§ 73 und 75 der Vergabeverordnung. 2 Als Mindestnachweis ist die Rechtsform des Bewerbers, die Berufsqualifikation und eine Eigenerklärung des Bewerbers zum Vorliegen der Voraussetzungen anzufordern. 3 Die Nachweise zur Eignung sind entsprechend § 48 der Vergabeverordnung anzufordern und von den Bewerbern vorzulegen. 4 Ggf. kann der Bedarf an Eignungsnachweisen im Einzelfall angepasst werden. 5 Als Mindestanforderung sind folgende Nachweise vorzulegen:
  1. Berufshaftpflichtnachweis,
  2. Berufliche Qualifikation, ggf. Bauvorlageberechtigung, Mitgliedschaft Berufsorganisation,
  3. Referenzen der letzten drei Geschäftsjahre für vergleichbare Leistungen mit Nennung von Ansprechpartnern beim Referenzgeber,
  4. Personelle Ausstattung,
  5. Technische Ausstattung,
  6. Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung,
  7. Erklärung über den Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre.
( 2 ) 1 Für Auswahlverfahren sind die Unterlagen für die Teilnahmeanträge der Bewerber abhängig von der Aufgabenstellung im Einzelfall festzulegen. 2 Der Mindestumfang hat folgende Unterlagen zu umfassen:
  1. Baubeschreibung, ggf. mit Angaben des Kostenrahmens, Besonderheiten des Projekts, wie Nutzung, Planungszeit, Termine, Fristen, etc.,
  2. bisher vorhandene Unterlagen, wie Pläne, Baugrund- und sonstige Gutachten, Voruntersuchungen,
  3. Zuschlagskriterien und gegebenenfalls deren Gewichtung,
  4. Umfang der zu beauftragenden Leistungen,
  5. Umfang der vom Bewerber vorzulegenden Unterlagen,
  6. Art des Verfahrens, ggf. mehrstufig.
( 3 ) Auf eine eindeutige und erschöpfende Aufgabenbeschreibung nach dem Grundsatz der Gleichbehandlung ist zu achten.
( 4 ) 1 Bei zweistufigem Verfahren ist zunächst die angemessene Anzahl von Bewerbern – in der Regel drei bis fünf Bewerber – anhand der zuvor bekannt gemachten Kriterien und einer objektiv nachvollziehbaren Wertung auszuwählen. 2 Die nicht berücksichtigten Bewerber sind zu informieren. 3 Mit den ausgewählten Bewerbern erfolgen in der zweiten Stufe unter Leitung der zuständigen Kirchenarchitektin oder des zuständigen Kirchenarchitekten strukturierte Verhandlungsgespräche anhand der zuvor bekannt gemachten Kriterien. 4 Die Auswahl erfolgt nach einer objektiv nachvollziehbaren Wertung. 5 Alle Teilnehmer sind über das Ergebnis schriftlich zu unterrichten.
( 5 ) 1 Die Auswahl der Teilnehmer im Verfahren kann auch im Rahmen eines beschränkten Teilnahmewettbewerbs, eines Gutachterverfahrens oder eines Planungswettbewerbs erfolgen, ggf. in mehreren Stufen. 2 Wettbewerbe sind nach der Richtlinie für Planungswettbewerbe des Bundes in der jeweils gültigen Fassung durchzuführen.
( 6 ) Bei den Auswahlverfahren ist auf eine angemessene Vergütung der Teilnehmer zu achten, sofern Pläne, Berechnungen, Entwürfe oder andere Unterlagen auszuarbeiten sind.
( 7 ) 1 Bei den Auswahlverfahren soll kein Preiswettbewerb durchgeführt werden. 2 Bei Anwendung einer Bewertungsmatrix soll die Angebotshöhe auf Grundlage der anzuwendenden Honorarordnung anteilig nur mit höchstens zehn Prozent in eine Gesamtbewertung einfließen.
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§ 13
Verhandlungsverfahren

Für Verhandlungsverfahren findet die Vorschrift des § 17 der Vergabeverordnung Anwendung.
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§ 14
Dokumentation des Vergabeverfahrens

( 1 ) Die Wahl des Vergabeverfahrens, die Ermittlung des zu erwartenden Auftragswerts und die Auswahl des zu beauftragenden Bewerbers ist bei allen Verfahren in einem qualifizierten Vergabevermerk auf der Grundlage EKHN-weit einheitlicher Formblätter zu dokumentieren.
( 2 ) Auf die vertrauliche Behandlung und sorgfältige Verwahrung der Unterlagen ist zu achten.
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Abschnitt 4
Schlussvorschriften

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§ 15
Nachprüfung

( 1 ) Die Kirchenverwaltung ist Nachprüfungsstelle für die Prüfung behaupteter Verstöße gegen die Einhaltung der kirchlichen Vergabebestimmungen bei Baumaßnahmen kirchlicher Körperschaften.
( 2 ) Für die Prüfung von Vergabeverfahren sind der Kirchenverwaltung auf Anforderung unverzüglich die folgenden Unterlagen vorzulegen:
  1. Vergabe-/Bewerberunterlagen (Veröffentlichung, Aufforderung zur Angebotsabgabe, Firmenliste/Bewerberliste etc.),
  2. Dokumentation des Vergabeverfahrens,
  3. Vergabevorschlag,
  4. Vergabebeschluss,
  5. ggf. Leistungsverzeichnis.
( 3 ) Einwendungen gegen das Vergabeverfahren sind unverzüglich an die Kirchenverwaltung weiterzuleiten.
( 4 ) 1 Bis zur Entscheidung der Kirchenverwaltung als Nachprüfungsstelle ist eine Vergabeentscheidung auszusetzen. 2 Die Zuschlagsfrist kann in begründeten Fällen angemessen verlängert werden.
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§ 16
Inkrafttreten

Diese Rechtsverordnung tritt am Tag nach der Verkündung im Amtsblatt in Kraft.
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1 ↑ Nr. 800.